Uitbesteden van administratieve taken

Uitbesteden van administratieve taken

U heeft een onderneming met eigen administratiemedewerkers. Waarschijnlijk gaat dit prima. De vraag is: kan dit sneller, efficiënter en goedkoper?

Onze ervaring leert dat dit bij 9 van de 10 organisaties het geval is. ‘Dit doen wij al jaren zo’ blijkt toch niet meer zo van deze tijd te zijn. Vaak zien we dat de werkwijze rond de administratie niet is meegegaan met de mogelijkheden die nieuwe programma’s bieden, en dat handelingen die overbodig zijn geraakt nog steeds gedaan worden. Dit kost veel tijd en vooral veel (onnodig) geld. Als voorbeeld: er worden eigen bestanden bijgehouden terwijl deze gegevens ook via selecties uit het programma gehaald kunnen worden. Of het archiveren van facturen dat simpel vereenvoudigd kan worden.

Hoe kan Waterland Accountants mij helpen?

Wij kunnen middels een Quick scan uw administratieve processen in kaart brengen en aangeven waar er verder geautomatiseerd kan worden, wat de besparingen zijn en in overleg met u bepalen of u wij dit verder invoeren. We richten ons met deze dienstverlening vooral op de volgende drie pijlers:

1) Automatiseren van administratieve processen

Telkens komen er nieuwe mogelijkheden tot verdere automatisering binnen de administratieve processen, zoals direct inlezen van bankmutaties, koppelen van kassa’s, internetboekhouden, gegevens online delen met uw accountant, scannen van facturen die daarbij automatisch geboekt en opgeslagen worden etc.

2) Versimpelen en versnellen van werkzaamheden

“Dit doen we al jaren zo” is wat we regelmatig horen en ook wel begrijpelijk is. Als het goed werkt is er ook vaak geen aanleiding de werkwijze aan te passen. Echter, waar een organisatie zich kan verbeteren dan zijn wij daar graag om te helpen. Na onze Quick Scan zullen wij inzicht hebben of de manier van werken nog wel van deze tijd is, en of dit efficiënter en sneller kan.

3) Administratief personeel

Uw administratieve medewerkers zijn op dat hoge niveau aangenomen waarbij ze tenminste die werkzaamheden kunnen doen die dat hoge niveau vereisen. Vaak zijn deze werkzaamheden maar een beperkt deel van het werk van deze medewerker (vaak nog geen 20% !) Dit maakt deze administratieve krachten onnodig duur. Door een combinatie van een medewerker van een lager niveau voor de zogenoemde 80 % werkzaamheden, en de detachering vanuit ons kantoor voor de 20 % werkzaamheden, zijn behoorlijke besparingen te behalen. In de praktijk kan de detachering worden teruggebracht naar stel 10 %, doordat de eigen medewerker meer voorbereid en zelfs overneemt. Daarnaast kunnen veelal de kosten voor bijvoorbeeld de jaarrekening worden verlaagd omdat de gedetacheerde medewerker van ons kantoor al periodiek werkzaamheden verricht.