Besparen op administratiekosten

Besparen op administratiekosten

Doorlopend komen er nieuwe toepassingen welke de kosten van uw administratie kunnen verlagen. De omvang van uw administratie is daarbij niet van belang, bij elke omvang kunnen besparingen worden gerealiseerd. We bespreken een aantal van deze toepassingen:

Online boekhouden

Hiermee kunt u via internet uw administratie voeren waardoor deze overal benaderbaar is. Het geeft tevens de mogelijkheid deze toegang te delen met ons kantoor waardoor een efficiënte samenwerking kan worden gerealiseerd waarbinnen de werkzaamheden verdeeld en uitgevoerd worden vanuit ieders werkplek. (zie ook verder bij: Efficiënte samenwerking) En dus zonder regelmatige overdracht van mappen met uw facturen, bankafschriften e.d. Daardoor is uw administratie altijd up to date en heeft u met een druk op de knop inzicht in de ontwikkelingen van uw onderneming, ook in vergelijking met bijvoorbeeld het voorgaande jaar. En heeft u de mogelijkheid tijdig bij te sturen.

Zie voor een aantal vormen van digitale samenwerking: Online boekhouden

Zie ook de besparingsmogelijkheden op uw personeelskosten: Besparing personeelskosten administratie

Scannen facturen

U kunt uw facturen scannen waardoor deze automatisch worden ingelezen in uw administratie. Geen handmatig invoer van facturen meer. Zelfs kunt u met uw mobiele telefoon foto’s maken van bonnetjes en deze worden automatisch verwerkt in uw administratie.

Automatisch betalingen aanmaken

Vanuit uw administratie kunt u een betaallijst aanmaken en deze rechtstreeks, eventueel na aanpassingen, naar de bank doorsturen waardoor betalingen worden uitgevoerd. Het afzonderlijk invoeren van alle betalingen vervalt aldus en bespaart u of uw afdeling administratie verder tijd.

Digitaal inlezen van uw bankmutaties

De mutaties op uw bankrekening kunnen rechtstreeks in uw administratie worden ingelezen. Het afzonderlijk post voor post invoeren behoort daarbij tot het verleden: wat eventueel nog resteert is het matchen van posten die niet direct de eerste maal herkend worden, waarna dat in het vervolg wel zal gebeuren.

Rapportages up-to-date
Door bovenstaande zal uw administratie altijd up-to-date zijn en daardoor ook het inzicht waardoor u direct bij kunt sturen bijvoorbeeld als de kosten in uw onderneming toenemen. U kunt hiermee ook besparen op uw kosten.

Efficiënte samenwerking
Door het delen van de toegang tot uw administratie met ons kantoor kan er efficiënt worden samengewerkt:

1. verdelen werkzaamheden, waarbij bijvoorbeeld ons kantoor maandelijks de loonkosten of afschrijvingen boekt als dat niet binnen uw onderneming kan worden gedaan. Maar elke verdeling is mogelijk, van alles door ons kantoor laten verzorgen tot slecht een beperkt deel door ons kantoor.
2. uw administratie kan periodiek door ons worden doorlopen waarbij zo nodig correcties direct kunnen worden ingevoerd. Wij zullen daarbij adviezen geven om verdere correcties te voorkomen waardoor het door ons periodiek doorlopen van uw administratie telkens minder tijd zal kosten. Doordat periodiek gedurende het jaar de administratie al wordt doorlopen bespaart dat weer tijd bij het samenstellen van de jaarrekening.
3. indien degene die binnen uw onderneming de administratie voert een vraag heeft kan deze middels een button in het administratiepakket direct aan ons kantoor worden gesteld, waarop direct kan worden gereageerd.
4. bij het samenstellen van de jaarrekening hoeven geen bestanden meer gekopieerd en eerst door ons ingelezen te worden, en tevens geen mappen met administraties meer te worden overgedragen, er kan direct met de jaarrekening worden begonnen. Doordat de administratie al periodiek is doorlopen kan de tijd voor het samenstellen van uw jaarrekening al worden beperkt.

Quickscan om uw administratie te beoordelen

Wij bieden een gratis quickscan aan waarbij wij uw administratie kunnen beoordelen op mogelijke automatiseringsmogelijkheden waarmee u besparingen kunt realiseren op uw administratieve kosten. Indien u interesse heeft in deze quickscan of in een vrijblijvend gesprek kunt u dit kenbaar maken via telefoonnummer 0299-434561 waarbij u kunt vragen naar Toni Mayas AA of middels een mail naar: toni.mayas@watacc.nl